Tạo file quản lý khách hàng bằng EXCEL

Quản lý khách hàng bằng Excel là cách lưu trữ data khách hàng thông dụng tuy nhiên cũng có thể gây ra rủi ro mất dữ liệu khách hàng cho doanh nghiệp.

1. Quản lý khách hàng bằng Excel là gì, các thông tin cần có?

Quản lý khách hàng bằng Excel là gì?

Việc sử dụng Excel để quản lý thông tin khách hàng là việc tập trung, tổng hợp, lưu trữ và áp dụng dữ liệu về khách hàng, bao gồm cả thông tin cá nhân, thông tin về doanh nghiệp, hành vi, sở thích, lịch sử giao dịch và việc chăm sóc khách hàng.

Vẫn có nhiều doanh nghiệp tiếp tục lựa chọn việc sử dụng Excel như một phương tiện quản lý thông tin khách hàng hiệu quả mà không tốn phí. Bằng cách lưu trữ chi tiết thông tin liên quan đến khách hàng, phân tích các đặc điểm, sở thích và hành vi của khách hàng, các doanh nghiệp có thể dễ dàng tổ chức các chiến dịch tiếp thị nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ. Mục tiêu cuối cùng của việc quản lý thông tin khách hàng là xây dựng lòng trung thành từ phía khách hàng đối với doanh nghiệp, từ đó mang lại sự ổn định và bền vững cho lợi nhuận của doanh nghiệp.

Các thông tin cần có trong file Excel

Ở mẫu Excel quản lý khách hàng đơn giản sẽ gồm những thông tin cơ bản sau:

• Họ và tên khách hàng
• Địa chỉ, số điện thoại di động
• Mã khách hàng
• Email đại diện của công ty (nếu khách hàng mua là doanh nghiệp), email cá nhân
• Lịch sử giao dịch giữa khách hàng với doanh nghiệp bao gồm: giá trị đơn hàng, thời gian mua hàng…

Bên cạnh thông tin cơ bản, mẫu cũng bao gồm các trường khác như giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán và còn thiếu.

2. Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý khách hàng hiệu quả.

Xác định các trường thông tin quan trọng

Bắt đầu bằng việc xác định các trường thông tin quan trọng về khách hàng mà bạn muốn lưu trữ, ví dụ như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày sinh, và những thông tin khác có liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

Tạo bảng dữ liệu trong Excel

Mở tệp Excel và tạo một bảng dữ liệu mới. Sử dụng các cột cho các trường thông tin khác nhau. Tiêu đề của mỗi cột nên thể hiện rõ ràng thông tin mà cột đó đang chứa.

Bước 1: Mở Excel và tạo một bảng mới. Để làm điều này, bạn có thể kéo các ô để tạo ra các cột và hàng.

Bước 2: Trong hàng đầu tiên, viết các tiêu đề của các cột tương ứng với các trường thông tin bạn đã xác định. Ví dụ: "Họ và tên", "Địa chỉ", "Số điện thoại", và cứ tiếp tục.

Sử dụng các chức năng và công cụ

Tận dụng các chức năng và công cụ của Excel để tạo ra một trải nghiệm quản lý tốt hơn. Bạn có thể sử dụng bộ lọc để tìm kiếm và hiển thị thông tin cụ thể, sắp xếp dữ liệu theo các tiêu chí khác nhau, và thậm chí tạo các biểu đồ để thể hiện xu hướng và số liệu quan trọng.

Sao lưu và cập nhập thường xuyên

Để đảm bảo an toàn cho dữ liệu, hãy sao lưu tệp Excel của bạn thường xuyên. Có thể sao lưu lên các dịch vụ lưu trữ đám mây hoặc ổ cứng ngoại vi để tránh mất dữ liệu quý báu. Ngoài ra, hãy duy trì tệp Excel của bạn bằng cách cập nhật thông tin khách hàng thường xuyên. Điều này giúp bạn luôn có dữ liệu mới nhất để làm việc.

Bảo mật thông tin

Nếu dữ liệu khách hàng chứa thông tin nhạy cảm, hãy đảm bảo rằng tệp Excel của bạn được bảo mật. Sử dụng mật khẩu để bảo vệ tệp và chỉ chia sẻ quyền truy cập với những người cần thiết.

3. Ưu nhược điểm của việc sử dụng biểu mẫu quản lý khách hàng bằng Excel

3.1 Ưu điểm

Miễn phí hoàn toàn

Việc sử dụng Excel để quản lý khách hàng không đòi hỏi bất kỳ chi phí nào. Đơn vị kinh doanh chỉ cần cài đặt phần mềm Excel trên máy tính và có thể sử dụng mà không bị giới hạn. Một số máy tính thậm chí đã được trang bị sẵn Microsoft Office, bao gồm Word và Excel, nên không cần phải tạo mới hệ thống hoặc nền tảng quản lý dữ liệu của khách hàng.

Đơn giản và dễ sử dụng

Excel là một công cụ đơn giản và phổ biến, mà hầu hết mọi người, từ học sinh đến nhân viên văn phòng, đều quen thuộc. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức mà không cần đào tạo lại nhân viên để sử dụng Excel để quản lý khách hàng.

Dễ dàng chỉnh sửa thông tin

Một ưu điểm khác của việc sử dụng Excel là khả năng dễ dàng chỉnh sửa thông tin trong tệp. Trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp có thể thêm hoặc xóa bất kỳ trường thông tin nào hoặc chỉnh sửa dữ liệu một cách dễ dàng. So với Google Sheet, nơi cần phải được cấp quyền để chỉnh sửa, Excel cho phép mọi người mở và chỉnh sửa thông tin trên tệp mà không cần sự cho phép.

Thông tin tập trung

Excel cho phép doanh nghiệp tập trung thông tin trên một trang tính duy nhất mà không gặp bất kỳ hạn chế về số lượng hàng và cột. Điều này cho phép chúng ta nhập mọi thông tin liên quan đến khách hàng vào một bảng tính duy nhất. Nhờ vào tính linh hoạt này, doanh nghiệp có khả năng tổng hợp thông tin về khách hàng và thực hiện phân tích và đánh giá để cải thiện sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu và mong muốn của họ một cách hiệu quả.

3.2 Nhược điểm

Dữ liệu trên cùng một trang

Thông tin tập trung trên một trang tính Excel cho phép doanh nghiệp mở rộng gần như không giới hạn số lượng dòng và cột, từ đó có khả năng nhập mọi thông tin - dữ liệu về khách hàng vào một trang tính duy nhất. Điều này giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu đối tượng khách hàng và tiến hành phân tích, nhận định để ngày càng cải thiện sản phẩm - dịch vụ, đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Tốn thời gian quản lý dữ liệu

Việc quản lý khách hàng bằng cách nhập tay truyền thống trong Excel sẽ tiêu tốn thời gian của nhân viên, thời gian này có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho việc phát triển kế hoạch kinh doanh, bán hàng, marketing và chăm sóc khách hàng. Nếu tình trạng này tiếp diễn, hiệu suất làm việc của doanh nghiệp sẽ giảm, doanh số và doanh thu không đạt mục tiêu.

Hệ thống dữ liệu chưa tối ưu

Một hạn chế khác của việc sử dụng Excel để quản lý khách hàng là sự cồng kềnh trong việc lưu trữ dữ liệu. Để thêm hoặc cập nhật thông tin khách hàng, doanh nghiệp cần sao chép dữ liệu ra khỏi tệp nháp, sau đó hoàn thiện và cập nhật vào tệp dữ liệu chính. Nếu mỗi nhân viên thực hiện như vậy, sẽ xuất hiện nhiều phiên bản khác nhau, gây khó khăn trong việc xác định phiên bản chính xác.

Thông tin phân tán trong nhiều tệp khác nhau cũng gây ra khó khăn trong việc tổng hợp và lưu trữ, làm tăng nguy cơ thiếu sót và sai sót. Với số lượng dữ liệu lớn, việc sử dụng Excel dễ dàng dẫn đến tình trạng quá tải, gây lỗi và tải chậm hoặc treo máy tính.

Tra cứu dữ liệu khó khăn

Tra cứu dữ liệu khách hàng trong Excel gặp khó khăn, nguy cơ mất thông tin do xóa hoặc quên lưu. Lưu trữ trên máy chủ tạo khó khăn cho việc truy cập từ xa, đặc biệt khi nhân viên làm việc ngoại văn phòng hoặc từ xa.Tình trạng này làm gia tăng rủi ro gặp sự cố và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của doanh nghiệp.

Không thể cùng truy cập thông tin

Các file Excel được doanh nghiệp lưu trữ theo hình thức trên máy chủ sẽ cho phép nhân viên các phòng ban, bộ phận cùng xem hoặc tra cứu nhưng sẽ không thể thực hiện trong cũng một thời điểm. Việc này có thể khiến cho hiệu quả quản lý công việc bị giảm sút và gây ra nhiều thiếu sót ở đầu vào.

Tham khảo thêm: Top 15 phần mềm CRM quản lý thông tin khách hàng tập trung toàn diện

3. MISA AMIS CRM giải bài toán quản lý khách hàng khó khăn thay Excel

Tất cả thao tác đều chỉ cần 1 phần mềm, MISA AMIS CRM là lựa chọn của hàng ngàn Doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Khắc phục nhược điểm của Excel, AMIS CRM cho phép người dùng:

• Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung, an toàn, đạt chứng chỉ bảo mật quốc tế
• Lưu trữ toàn bộ thông tin cá nhân, cập nhật cuộc trò chuyện của Sale, nhập dữ liệu khách hàng từ file excel, đồng bộ Facebook, Zalo…
• Phân quyền dữ liệu cho nhân viên kinh doanh, đảm bảo công bằng giữa các Sale.
• Cập nhật thông tin real time, báo cáo tổng hợp hơn 30 loại đa chiều giúp Sếp nắm bắt tình hình công ty nhanh chóng chỉ cần mobile app tiện lợi.

Ngoài ra, tốc độ load ổn định, lưu trữ dữ liệu lớn không bị giật lag cũng là điểm cộng của AMIS CRM. Phù hợp đa dạng nhiều loại hình doanh nghiệp, giải quyết được nhiều bài toán trong quản lý khách hàng lại liên kết với phần mềm kế toán để liên thông dữ liệu đơn hàng, khách hàng tối ưu nguồn lực. Với những ưu thế trên, MISA AMIS CRM là phần mềm chăm sóc khách hàng phù hợp nhất để thay thế excel.